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A quali documenti possono di solito accedere i soci di una Associazione ?

24 agosto 2013

E’ legittimo che chi è socio di una Associazione voglia saperne di più sull’Associazione di cui fa parte. Chi la dirige spesso non sa esattamente quello che deve o non deve, può o non può mostrare. Vediamo di chiarirci insieme le idee:

Ci sono documenti che l’Associazione è tenuta sempre e comunque a mostrare (documenti che noi pubblicheremo anche online su questo sito, non appena saranno pronti). Questi documenti sono:

– lo Statuto (senza atto costitutivo) di cui, comunque, ogni iscritto/a riceverà in copia già all’atto della richiesta di iscrizione

– i Regolamenti Interni  (che andremo a vedere nel dettaglio).

I documenti che seguono, invece, dovrebbero essere mostrati solo su richiesta e con alcune tutele:

– l’Atto Costitutivo (che contiene dati anagrafici dei soci fondatori che sono coperti da Privacy)

– il Libro Verbali (in Assemblea possono aver deliberato su questioni personali di singoli soci, per questo i dati sono coperti da privacy)

– Il Libro Soci

Contratti di ogni tipo sottoscritti dall’Associazione

Estratti conto e documenti bancari

Documenti contabili di ogni natura

La presente Associazione vuole essere al massimo trasparente verso i propri soci ma vuole anche tutelare la privacy degli stessi (nei confronti, ricordiamolo, di altri soci).

Siccome non esiste una norma di legge ad hoc su questo tema e si scontrano due “interessi contrapposti”: da una parte quello del socio che dovrebbe aver diritto ad accedere a tutti i documenti (soprattutto per poter espletare il proprio ruolo in modo efficace durante le Assemblee soci) – dall’altro quello dei membri del direttivo che devono tutelare gli interessi collettivi e proteggere i dati coperti da privacy.

Abbiamo deciso di attenerci alla linea seguente di comportamento:  mostreremo sempre qualsiasi documento, ma con le seguenti cautele ed accorgimenti:

  1. La domanda del socio di accesso ai documenti deve essere firmata e fatta per iscritto.
  2. Il socio deve firmare una “ricevuta” in cui dichiara di aver preso visione del contratto e di essere consapevole che le informazioni di cui sta prendendo visione sono sottoposte alla tutela della privacy e che per questo motivo non dovrà in alcun modo divulgarle. In questa ricevuta dovrà essere presente una clausola che ricordi al socio che nel caso divulghi le informazioni sarà espulso dalla Associazione e denunciato per violazione della privacy.
  3. Il socio NON potrà avere copia dei documenti e NON dovrà fare delle foto ai documenti medesimi.

Questo articolo è stato tratto dal blog : http://www.teamartist.com/blog   (con qualche piccola modifica nel testo per renderlo più confacente ai nostri contenuti). Leggete invece l’originale a pagina ………………

 

2 commenti
  1. Siamo molto lusingati del fatto che proponiate i nostri contenuti sul vostro sito. Se si iscrive alla nostra newsletter li riceverà anche via mail, in modo da poterli riproporre tempestivamente. Gentilmente vi chiedo di citare la fonte, meglio ancora con un link diretto a http://www.teamartist.com/blog, ogni volta che riporterete qualche nostro contenuto.

    Mi piace

    • D’accordo sarà fatto. Se non abbiamo messo il link è stata una svista, scusateci!
      Cordialmente la community di Eclettica!

      Mi piace

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